Электронный архив ЗАГСа

   Чтобы понять настоящее, прогнозировать будущее, необходимо  знать  прошлое. Важным историческим наследием народа являются книги записей  актов гражданского состояния. Они  имеют огромное социальное значение для государства и общества. Это не только память о событиях в жизни людей, но и достоверная документальная информация для проведения научных, социально-правовых, социологических, генеалогических и иных исследований, источник для изучения истории Белгородчины.

   Акты гражданского состояния – это и основание  для юридической защиты законных интересов граждан. Только после государственной  регистрации акта гражданского состояния у граждан возникают права и обязанности – семейные, пенсионные, наследственные и другие.    Не случайно срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС увеличен с 75-ти до 100 лет с последующей передачей их на постоянное хранение в государственный архив.    Все эти годы документы гражданина могут «свидетельствовать» за него, «давать показания», «участвовать в процессе» и  даже «проливать свет» на какие-то зафиксированные документально семейные тайны.    Современные ЗАГСы ведут регистрацию семи жизненно важных актов гражданского состояния: рождение, заключение брака,  расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемену имени и смерть. Без этого не может обойтись ни одно государство и ни один гражданин государства. Вопрос сохранения архивного фонда записей актов гражданского состояния – это вопрос национального самоуважения.    В настоящее время на хранении в органах ЗАГС Белгородской области и в  областном архиве хранится более  8,3 млн первых и  вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, где уделяется большое внимание обеспечению сохранности  актовых книг, созданию условий,  исключающих утрату, порчу  документов. Вместе с тем,  задача  органов ЗАГС обеспечивать не только сохранность, комплектование, но и активное использование архивного фонда, востребованность которого колоссальная.    Только в 2010 году в отдел по учёту, хранению и обработке документации управления ЗАГС области поступило 4300 запросов организаций и заявлений граждан по вопросу выдачи или высылки документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, кроме этого, около тысячи человек обратились в архив лично. Более чем по 220 запросам проверка осуществлялась по всем органам ЗАГС области,   по некоторым -  за очень большой промежуток времени:  30-40 лет.    Безусловно, электронный банк данных позволяет исполнять такие запросы, осуществляя за считанные секунды поиск по всем видам актовых записей во всём временном диапазоне, даже при отсутствии сведений о дате и месте государственной регистрации акта гражданского состояния.    В соответствии с Целевой программой создания единого информационного банка данных по государственной регистрации актов гражданского состояния на 2006-2011 годы в области  компьютеризированы все рабочие места специалистов органов ЗАГС и администраций городских и сельских поселений.  С 2007 года первичная регистрация записей актов гражданского состояния полностью вводится в электронный архив. К концу 2011 года в органах ЗАГС Белгородской области будет сформирован  электронный банк данных  с 2003 года по настоящее время.  Дополнительно пополняется электронный банк данных прошлых лет по вторым экземплярам.    Уже выполнены установленные Целевой программой задания по формированию электронного банка данных в управлении ЗАГС администрации Старооскольского городского округа, в отделах ЗАГС администраций Вейделевского, Ивнянского, Краснояружского, Красненского и Чернянского районов. Специалисты этих органов ЗАГС вводят   в банк  данные за 2001-2002 годы.    Самый большой объём работ по формированию электронного банка данных прошлых лет предстоит выполнить управлению ЗАГС администрации города Белгорода, управлениям ЗАГС администрации Старо-оскольского и Губкинского городских округов и отделам ЗАГС администраций Алексеевского района и города Алексеевки, Белгородского района, города Валуйки и Валуйского района, Красногвардейского, Прохоровского районов, Шебекинского района и города Шебекино, так как у них на хранении  находится наибольшее количество актовых записей.    В настоящее время в электронный банк данных внесено более  530 тысяч актовых записей.    Уже имеющийся электронный банк данных существенно облегчил работу специалистов органов ЗАГС, значительно сократилось  время исполнения заявлений  граждан и запросов организаций. Вместе с тем, работа по созданию электронного архива  очень трудоёмкая. Несмотря на то, что большинство записей ещё в хорошем состоянии,  документы трудно читаются - это зависит от почерка специалиста, составившего запись. Много допускалось орфографических ошибок, в том числе и  в именах.  Создание электронной версии документа,  являющейся   точной копией  актовой записи на бумажном носителе, требует очень большого внимания и затрат времени.   Для ускорения темпов создания электронного банка данных регионального архива  управлением ЗАГС Белгородской области  разработан и подготовлен к защите проект «Создание единого электронного банка данных записей актов гражданского состояния Белгородской области прошлых лет», реализация которого позволит силами специалистов органов ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов области ввести в программный комплекс актовые записи  за 2000-2002 годы. Таким образом,  за полтора года  электронный банк данных области  пополнится    ещё на  171 тыс. актовых записей. Большой интерес  для органов ЗАГС России в настоящее время  представляет современная технология бесконтактного сканирования документов  с целью создания поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС».    В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2010 года № 1815-р «О государственной  программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»  до 2015 года должен быть разработан единый федеральный формат межведомственного информационного обмена данными нормативно-справочной информации; создана единая система  учёта записей актов гражданского состояния, в том числе разработаны единые принципы и подходы к учёту записей актов гражданского состояния в электронном виде, объединён учёт записей актов гражданского состояния, ведущихся в субъектах Российской Федерации, на федеральном уровне. В связи с этим, есть надежда, что вопрос финансирования работ по сканированию записей актов гражданского состояния прошлых лет будет решён на федеральном уровне, поскольку аналога более быстрого варианта создания поисково-справочной системы  пока нет.    Создание полного электронного банка данных актовых записей на сервере управления ЗАГС Белгородской области позволит органам ЗАГС  полностью перейти на электронный документооборот и предоставление государственных услуг в электронном виде. При этом будет создана система двойного хранения актовых записей – в бумажном и электронном виде, а главное -  будет гарантирована сохранность записей  и тем самым обеспечены права семьи и каждого гражданина в будущем.

Е.МОРОЗОВА,
начальник отдела по учёту,
хранению и обработке
документации управления
ЗАГС Белгородской области.